Como Gerar DANFE Pelo Emissor Gratuito da SEFAZ? Passo a Passo Atualizado

Se você tem uma empresa, sabe que a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) é uma obrigação essencial para manter o negócio em dia com a legislação fiscal. E junto com a NF-e vem o DANFE — um documento que facilita a visualização das informações da nota e acompanha a mercadoria durante o transporte. Mas surge uma dúvida muito comum: como gerar DANFE pelo emissor gratuito da SEFAZ?

Neste artigo, vamos te guiar por um passo a passo atualizado, esclarecer as principais dúvidas e mostrar como é simples gerar o DANFE de forma correta, sem dor de cabeça. Continue lendo e descubra como garantir que sua empresa cumpra todas as exigências fiscais de forma prática e gratuita.

O que é o DANFE e por que ele é tão importante?

Antes de irmos direto para o passo a passo, vale reforçar o que é, de fato, o DANFE. A sigla significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Apesar de não substituir a NF-e, o DANFE consulta tem uma função fundamental: ele serve como uma representação simplificada da nota fiscal, contendo informações resumidas, chave de acesso e um QR Code para consulta.

Esse documento é indispensável no transporte de mercadorias, pois permite que o Fisco, o destinatário e o transportador tenham acesso rápido às informações fiscais sem precisar acessar imediatamente a nota eletrônica no sistema da SEFAZ.

Além disso, o DANFE é essencial em situações de fiscalização, conferência no recebimento de produtos e, claro, para garantir transparência na transação comercial.

Quem pode gerar DANFE pelo emissor gratuito da SEFAZ?

O emissor gratuito da SEFAZ foi desenvolvido especialmente para micro, pequenas e médias empresas que não possuem um sistema próprio de emissão de notas fiscais. Embora alguns estados tenham descontinuado seus emissores, ainda existem opções gratuitas, tanto estaduais como privadas, que facilitam a vida dos empreendedores.

Empresas de comércio, indústria, prestadores de serviços que operam com produtos físicos e precisam emitir NF-e podem utilizar o emissor gratuito, desde que estejam devidamente credenciadas na SEFAZ do seu estado.

Esse recurso é ideal para quem está começando e ainda não deseja investir em um sistema pago, mas quer se manter em conformidade com as obrigações fiscais.

Quais são os requisitos para emitir DANFE?

Antes de gerar o DANFE, é preciso atender alguns pré-requisitos básicos. Confira os principais:

• Certificado Digital: obrigatório para assinar as notas eletrônicas e garantir validade jurídica. O modelo mais comum é o e-CNPJ A1 (arquivo digital) ou A3 (cartão ou token).
• Credenciamento na SEFAZ: sua empresa precisa estar habilitada no ambiente da Secretaria da Fazenda do estado para emissão de NF-e.
• Computador com internet: embora alguns emissores funcionem offline, a transmissão da nota para a SEFAZ exige conexão.
• Instalação do emissor gratuito: dependendo do estado, você deve baixar e instalar o programa ou utilizar uma versão online.

Se você já atende a todos esses pontos, pode seguir em frente para aprender como gerar seu DANFE.

Passo a passo: como gerar DANFE pelo emissor gratuito da SEFAZ

Vamos direto ao que interessa! Abaixo, você encontra o passo a passo atualizado para gerar DANFE pelo emissor gratuito. Este procedimento pode variar levemente de acordo com o emissor utilizado, mas, no geral, segue um fluxo muito semelhante.

1. Acesse o emissor gratuito da SEFAZ ou plataforma equivalente

• Caso o seu estado ainda ofereça um emissor gratuito, acesse o site da SEFAZ local e baixe o software.
• Em caso contrário, existem plataformas gratuitas na internet homologadas para emissão de NF-e e geração de DANFE.

2. Configure seus dados empresariais

Após instalar ou acessar o emissor:

• Insira os dados da sua empresa, como CNPJ, razão social, endereço e dados fiscais.
• Cadastre o certificado digital para autenticação.
• Configure informações padrão, como natureza da operação, CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) e dados de transporte, se aplicável.

3. Cadastre produtos e clientes

• Para agilizar a emissão, cadastre os produtos com descrição, NCM, CST, unidade, valor e tributação.
• Cadastre também os clientes (nome, CPF ou CNPJ, endereço, e-mail e inscrição estadual, se houver).

4. Emita a nota fiscal eletrônica (NF-e)

• Na aba de emissão, preencha os dados da venda, como produtos, quantidade, valor, frete e impostos.
• Valide os dados para verificar se há erros.
• Assine digitalmente com o seu certificado e envie para a SEFAZ.
• Aguarde o retorno com a autorização da NF-e. Quando autorizado, a nota está oficialmente válida.

5. Gere o DANFE

• Após a autorização, clique na opção de gerar DANFE.
• O sistema criará um arquivo em PDF que pode ser salvo, impresso ou enviado por e-mail.
• O DANFE gerado conterá a chave de acesso, os dados da empresa, do cliente, os produtos e o QR Code para validação da nota.

6. Imprima ou envie o DANFE

• Caso haja transporte de mercadoria, o DANFE deve acompanhar o produto fisicamente.
• Se for uma venda online ou serviço, pode ser enviado por e-mail ao cliente como documento de conferência, junto ao XML da NF-e.

Dicas importantes para evitar erros na geração do DANFE

Gerar DANFE pode parecer simples, mas alguns deslizes comuns podem causar problemas fiscais. Veja dicas valiosas:

• Revise os dados: erros no CNPJ, endereço ou valor podem gerar multas e complicações.
• Mantenha o cadastro atualizado: tanto dos produtos quanto dos clientes, especialmente os dados fiscais.
• Atenção ao CFOP: escolha correta do código de operação garante a tributação correta.
• Salve todos os arquivos: tanto o XML da NF-e quanto o DANFE em PDF devem ser armazenados por no mínimo cinco anos, conforme exigência da legislação.
• Faça backup periódico: isso evita perdas em caso de problemas no computador ou no sistema.

Vantagens e limitações do emissor gratuito

Vantagens:

• Custo zero: ideal para empresas que estão começando.
• Simples e prático: oferece as funções básicas para emitir NF-e e gerar DANFE.
• Sem necessidade de investimento em softwares pagos no início.

Limitações:

• Funcionalidades restritas: não possui automações avançadas, como integração com estoque, financeiro ou relatórios gerenciais.
• Pode ser descontinuado: em alguns estados, o emissor gratuito já não é mais oferecido.
• Necessita operação manual: ideal apenas para quem emite poucas notas por mês.

Para empresas que emitem grande volume de notas, sistemas especializados podem ser uma opção mais eficiente, oferecendo recursos como emissão em lote, integração com marketplaces, controle de estoque e emissão de relatórios.

Conclusão

Agora que você já sabe como gerar DANFE pelo emissor gratuito da SEFAZ, ficou claro que o processo é mais simples do que parece. Basta estar atento aos requisitos, preencher corretamente os dados e acompanhar cada etapa com atenção. Esse cuidado não só evita problemas fiscais, como também melhora a organização da sua empresa e transmite mais profissionalismo para seus clientes.

Lembre-se de que o DANFE é essencial para acompanhar a mercadoria, facilitar a conferência e cumprir as exigências da legislação fiscal brasileira. Se sua empresa está começando, o emissor gratuito pode atender muito bem às suas necessidades. E, conforme seu negócio crescer, você pode avaliar migrar para soluções mais robustas.

Se gostou desse conteúdo e ele te ajudou, compartilhe com outros empreendedores. E, claro, continue acompanhando nosso blog para mais dicas sobre emissão de notas fiscais, obrigações fiscais e gestão empresarial!